En otra oportunidad, hemos visto la importancia que revisten los eventos corporativos para el desarrollo de marca de la empresa. Ahora nos enfocaremos en otro componente primario para cualquier corporación: La comunicación en eventos.

Cuando se decide realizar un evento corporativo, son muchos los factores organizativos a tener en cuenta. Aggiornando un poco la célebre frase de José de San Martín: Hacer un evento «no es soplar y hacer botella». Para que la propuesta surta efecto entre la gente (y, más particularmente, entre el público objetivo que se pretende conquistar), lo primero que debe hacer la empresa es pensar en los eventos como verdaderos medios de comunicación.

Cuando miramos la organización de eventos desde un punto de vista de la comunicación, observamos que se trata de un sistema generador de enlaces humanos, de una compleja concatenación de links entre personas que, la mayoría de las veces, pertenecen a diferentes espacios sociales, e incluso a distintas nacionalidades o culturas. Y, en este sentido, el objetivo de los eventos corporativos es establecer con éxito un vínculo comunicativo entre personas.

En efecto, la clave de todo evento está en la combinación entre la información que se transmite y las relaciones personales que se generan entre los concurrentes, quienes deben sentirse satisfechos en cuanto al intercambio de conocimientos y contactos. Y en este sentido, el acontecimiento que celebra la empresa es el enlace entre esta y su público objetivo.

Con esto decimos que, al momento de comunicar, es necesario estructurar previamente una sinergia comunicativa que acompañe los objetivos propuestos. Para ello hay que pensar las palabras y silencios a emplear, la comunicación no verbal y los canales más indicados para informar al público (verbales, impresos, audiovisuales). Todo lo cual apunta a maximizar el enriquecimiento de las experiencias de los asistentes.

Para poder lograr ese cometido, los expertos aconsejan tener cuidado con tres aspectos de la comunicación: Precisión, claridad y coherencia. Y en este asunto influye sobremanera la filosofía y los valores que identifican a los organizadores del evento corporativo.

En síntesis, el acto de comunicar atraviesa todo acontecimiento público de una empresa. De allí la paráfrasis de San Martín que citamos al principio. Y de allí también la urgencia de que la comunicación forme parte de un plan estratégico integrado a un modelo operativo del evento. No sólo se trata de proveedores, decorados e invitaciones. Un evento es una herramienta de comunicación para generar una actitud favorable del público hacia la marca.

Por último, un axioma: Los eventos corporativos exitosos «hablan» y «se contactan» con las personas en varios niveles. En términos emocionales, intelectuales, físicos y espirituales. El planteo de la comunicación en eventos dirige pues sus esfuerzos a apuntalar la imagen institucional de la organización convocante.